Absenteísmo: o que é e como calcular o índice no trabalho

A frequência com a qual uma pessoa ou um grupo de pessoas se atrasa para compromissos ou se ausenta de tarefas é o que chamamos de absenteísmo ou absentismo.

Esse hábito está presente principalmente na vida de pessoas adultas que exercem algum tipo de atividade econômica. Portanto, em ambientes profissionais. Essa situação é chamada de absenteísmo no trabalho e, na maioria das vezes, é causada por:

• gripes, resfriados, doenças psicológicas ou ocupacionais;
• ausência de feedbacks e ruídos na comunicação entre funcionários e gestores;
• clima organizacional ruim ou cultura organizacional que diverge dos valores defendidos pelo colaborador;
• más condições de exercício das atividades;
• sobrecarga no cotidiano profissional e excesso de funções.

Outros fatores que levam às ausências ou atrasos no trabalho estão relacionados a problemas pessoais dos colaboradores, ao uso do transporte público e complicações como greves ou falta de manutenção dos veículos e até mesmo enchentes, chuvas fortes e outros fenômenos da natureza podem contribuir com o absenteísmo. 

Sejam quais forem as causas, ele pode ser reduzido ou eliminado a partir do aumento no nível de satisfação e de felicidade do funcionário. Afinal, quanto mais feliz alguém é no trabalho que exerce, menor a sua tendência de se atrasar ou ausentar.

Então, absenteísmo e turnover têm tudo a ver! Certo?

Sim! Quanto maiores as ausências ou os atrasos, mais altas as chances de demissão de um colaborador, por iniciativa própria ou da empresa. Consequentemente, mais altos os índices de turnover, que nada mais é do que o índice de rotatividade dos funcionários.

Mas, atenção: o turnover é somente uma das diversas complicações decorrentes do absenteísmo. Empresas que passam pelo problema também sofrem com:

• redução da produtividade e da lucratividade;
• ausência de integração entre funcionários;
• ausência de equipes unidas;
• não cumprimento de metas ou resultados menores do que os esperados; e
• desperdício dos investimentos feitos em tempo e dinheiro para treinamentos e capacitações.

Além disso, no caso de desligamentos o setor de RH ainda precisa se preocupar em realizar novos investimentos para capacitar um novo colaborador a cada demissão, direcionar integrantes do setor e gestores para um novo processo seletivo e um novo recrutamento e também pagar todos os valores previstos por lei ao colaborador desligado, como despesas de rescisão de contrato, valores relativos às férias e 13º proporcional, impostos, entre outros.

Mas, fique calmo! O absentismo pode ser solucionado e o primeiro passo para isso é colocar na ponta do lápis o dia a dia dos funcionários. Depois, chegará a hora de pensar sobre quais atitudes precisam ser tomadas pela organização a fim de deixar os profissionais mais motivados e engajados com a rotina da empresa.

Como calcular o índice de absenteísmo no trabalho?

A solução ideal para esse problema está na adoção de um sistema de ponto eletrônico. Ele será fundamental para que o RH tenha em mãos o controle completo dos horários de entrada e saída de cada colaborador. Assim, será possível que você:

1.  Identifique todos os colaboradores que trabalham a mesma jornada diária 

Aqui, estamos falando de funcionários que trabalham o mesmo período em horas e a mesma quantidade de dias todos os meses. 

Por exemplo: o colaborador X trabalha 8 horas por dia e 28 dias por mês. Quantos outros trabalham dessa mesma maneira?

2.  Multiplique os valores para chegar a um total de horas líquidas trabalhadas por mês

Considerando que 10 colaboradores trabalham 8 horas por dia e 28 dias por mês, a empresa terá 80 horas líquidas de trabalho diárias vindas desse grupo de funcionários. O cálculo então será o seguinte:

Guarde essa informação para usá-la no quinto item!

3.  Calcule as faltas de todos os colaboradores que cumprem a mesma jornada de trabalho

Se dos 10 colaboradores do grupo, todos faltarem pelo menos 1 dia no mês, serão desperdiçadas 80 horas líquidas de trabalho ao término desse período. Nessa conta, entram também as faltas justificadas, ok?

4.  Adicione à conta os minutos perdidos com atrasos ou saídas antecipadas

Mais uma vez, some esses minutos de cada colaborador e transforme o valor em horas por mês.

Vamos supor que, além das faltas, todos os 10 colaboradores com a mesma jornada de trabalho tenham se atrasado ou saído um pouco mais cedo no decorrer do mês.

No total, cada um deles desperdiçou 30 minutos de trabalho com as faltas ou os adiantamentos de término de expediente.

O resultado? Mais 5 horas perdidas pelo coletivo no total de horas líquidas do período! Nossa conta fica assim agora:

Em vez de 2.240 horas trabalhadas pelos 10 colaboradores, a empresa terá, ao fim do mês, um registro de somente 2.155 horas.

5.  Defina a porcentagem de absenteísmo

A parte final do nosso cálculo é bem simples agora que você já tem os valores, basta multiplicar por 100 a divisão do número de horas perdidas pelo número de horas líquidas que deveriam ser trabalhadas. 

No nosso exemplo, a porcentagem se aproxima dos 3,8% e qualquer índice acima de 1,5% representa um sinal de alerta aos responsáveis.

Como diminuir o absenteísmo na empresa

Entender como diminuir o absenteísmo é papel tanto do RH, quanto dos donos e gestores de uma empresa. As iniciativas para controle do problema variam de acordo com o setor de atuação da organização e da forma de pensar de quem a controla, entre outras coisas, mas todas devem ter um objetivo comum: aliar os desejos empresariais às necessidades dos funcionários.

Para isso, deverão ser pensadas estratégias que melhorem o clima organizacional, priorizem o bem-estar dentro da empresa e sejam desenvolvidas pensando em ações que motivem os colaboradores.

Além disso, deverá haver um trabalho atento para implementação de uma cultura de feedbacks e mais incentivo à comunicação interna da empresa entre colaboradores e gestores. 

Mais dedicação e investimentos nos processos de seleção e de recrutamento também entram nos planos, para que a empresa passe a contratar profissionais que realmente tenham a ver com os princípios da empresa.

Diminuir ou até mesmo acabar com ausências, faltas e rotatividade de funcionários significa aceitar que o problema pode também estar dentro da organização e que avaliar o grau de satisfação dos funcionários com o trabalho, o ambiente, os gestores e as diretrizes não é nenhuma vergonha, muito pelo contrário: mostra uma grande vontade de crescer junto com o time!

Se precisar de ajuda com tudo isso, conte com a Gestaum Lab e nós o colocaremos em contato com treinadores experientes, preparados para tornar muito mais fácil a sua rotina na empresa.